Fremtidens kontor

I de senere år er store glaspaladser skudt op i det danske bylandskab. Kuber, lange slanke bygninger, høje bygninger – alle opført i tidens minimale stil. De er kontorbygninger, hvor de moderne virksomheder rykker ind med mennesker, PC´ere, kabler mv. Virksomheder der ofte bryster sig af en omfattende værdisæt på medarbejdersiden og med idéer om kreativitet, udvikling og teamsamarbejde i en virksomheder, der er på vej ind i fremtiden.

De har dog et vist fælles præg – disse nye bygninger. De er stort set indrettet ens. Alle medarbejdere sidder i storrumskontorer, hvor man samler 30 til 150 mennesker i et stort rum. Det er pladsbesparende og giver også god udnyttelse af gangarealer, da enhver ekstra væg faktisk kræver en gang, mens man kan klare sig med smalle stier imellem de forskellige medarbejderes borde, når vi taler om storrumskontorer.

Det er også trenden – storrumskontorer. Ellers rettere det har været trenden i nogle år. Alle medarbejdere skal ud af de gamle cellekontorer, og ved at sætte medarbejderne i store rum, har man haft den opfattelse, at man kunne skabe teamspirit og samarbejde på tværs af organisationen, samt højere produktivitet. Flere medarbejdere pr. kvadratenhed og bedre samarbejde – det så i begyndelse ud til, at paradis næsten var indenfor rækkevidde.

Storrum giver dårligt arbejdsmiljø

Men storrumskontorer har i praksis vist sig ikke at virke særligt godt. Der er ofte for varm i glaspaladserne, der er for meget larm, og mange har ikke den ro de ønsker. De opnår ikke koncentration nok, og får alligevel ikke samarbejdet med ham, der sidder 30 meter længere nede i lokalet. En undersøgelse af arbejdsklimaet i en af de nye store glasbygninger i København viste, at medarbejderne havde det betydeligt dårligere i de nye lokaler end i de gamle, og at de selv vurderede deres produktivitet som værende faldet en hel del. En stor offentlig organisation, der har markedsført storrumskontorer, har i egen indretning faktisk låst deres organisationsstruktur, hvor man har valgt, at alle skal arbejde i storrum selvom langt de fleste af medarbejderne er akademikere, der ikke kan finde ud af at arbejde optimalt i disse omgivelser. Det er one-size-fits-all i en kontorudgave, der er blevet anvendt på en række højtuddannede mennesker.

Det er i øvrigt ikke alle, der kun har valgt storrumskontorerne som løsning. Eksempelvis er Nokias bygninger i Sydhavnen i København indrettet med nogle afdelinger i storrumskontorer og andre i almindelige cellekontorer, og andre igen i gruppekontorer. Det spændende i bygningen er ikke de store rum, men de løsninger man har valgt for at få medarbejderne til at møde hinanden i det daglige flow i bygningen med eksempelvis ”møderum”, der blot er borde og stole i nicher i gang- og trappearealerne.

I en individuel tidsalder er det egentligt også en mærkelig løsning at foreslå en kontorindretning, hvor alle behandles ens. Væk med individualiteten - specielt i indretning – og frem med det afmålte direktiv, hvor der er nævnt et skuffemøbel, en transportabel kasse et brugernavn og med password som dine personlige ejendele på arbejdspladsen. Billedet er ikke en dynamisk og kreativ udviklende arbejdsplads, men nærmere det der i disse år i de anglesaksiske lande bliver betegnet som en ”white-collar-sweatshop”. En sweatshop var i gamle dage en produktionsvirksomhed, hvor arbejderne virkeligt knoklede for deres usle løn. Overført til nutidens back-office i f.eks. den finansielle sektors call-centre er en white-collar-sweatshop et storkontor – i udlandet f.eks. uden vinduer og dagslys – hvor en række skjorteklædte (white-collar) medarbejdere knokler med kundehenvendelser over telefonen i timevis uden afbrydelser om med afmålte pauser for en relativ lav løn. Her er udnyttelsen af kvadratmeterne essentiel for omkostningerne. Det er i øvrigt til dette formål, at storrumskontorerne blev genopdaget.

En misforståelse

Storrumskontorerne er simpelthen en misforståelse. Det er lavomkostningskontorer, der er blevet gjort til noget trendmæssigt moderne. Det er da også langt nemmere at tegne for en arkitekt, end mere traditionel indretning. Men ligesom der er et liv indretningsmæssigt efter Arne Jakobsen, er der også et liv efter storrumskontoret – og det er allerede begyndt.

Det er blevet mode i virksomheder, fordi man også på andre områder har søgt en ensretning. Virksomheder og organisationer gør i disse år en alvorlig anstrengelse for at få deres interne kultur til at hænge sammen. Det sker blandt andet for at forebygge og reparere interne konflikter, der bryder sammenhængen i organisationen. Samtidig er det vigtigt at fremstå som en samlet enhed som organisation eller virksomhed i forhold til omverdenen. Man skal have en profil og udsende det rigtige image for at klare sig – blandt andet for at kunne virke tilstrækkeligt tiltrækkende som arbejdsplads i de år vi er på vej ind i, hvor der er mangel på arbejdskraft – i hvert fald som ung arbejdskraft. Man personale-udvikler, team-udvikler og kultur-omdanner. Man satser penge og energi på HRM som aldrig før. Organisationer forsøger at blive til monolitter – sammenhængende klippeblokke uden indre brudflader. De er præcist dette fænomen, der er blevet afspejlet i kontorindretningen. Når vi nu alle skal have de samme værdier, så må vi jo også skulle sidde i den samme indretning.

Samtidig ser vi en ungdom på vej, der tænker helt anderledes. På arbejdsmarkedet oplever vi i dag de unge, som i mange år har hørt på, at der er mangel på unge på arbejdsmarkedet. Det er de store muligheders generation, der næsten kan vælge og vrage på arbejdsmarkedet, som det er netop nu. Men hvis vi indretter vores arbejdspladser efter deres behov, kommer vi til at frastøde den kommende generation af unge.

Fremtiden organisation

Frem for en enhedskultur og en monolitisk organisation udadtil såvel som indadtil må vi skabe nogle organisationer, der har forskellige celler med forskellige egenskaber. Hvis man i en udviklingsafdeling eller en marketingafdeling har meget brug for de unge, må man skabe en organisation og en kultur, der tiltrækker de unge og giver dem gode arbejdsvilkår. Det kan også ske ved at skabe en organisation, der har indarbejdet freelance-arbejde på en hensigtsmæssig måde i det daglige arbejde. Projektorganisationer har nogle af disse egenskaber i dag, men er ofte underlagt målsætninger, personalepolitik og overordnede politikker for hele organisationen. Alt dette overordnede må opgives til fordel for nogle nye kreative miljøer, der kan udnytte de kommende unges ressourcer.

På lidt længere sigt vil det være hensigtsmæssigt at tænke på organisationer som en slags amøber med en række forbundne celler, der er opbygget forskelligt, men alligevel hænger sammen i en flydende organisation. Dertil kommer, at også forbindelsen til omverdenen må gøres mere fleksibel. Konsekvensen vil blive, at organisationens grænser til omverdenen vil være flydende i fremtiden. Det skal også afspejle sig i indretningen.

I fremtiden vil en kontorbygning ikke nødvendigvis være lukket og slukket kl. 16.00. I takt med at skellet mellem arbejde og fritid udviskes vil hjemmearbejdspladser, fleksible arbejdstider og kundernes kommen og gåen favne langt flere timer i døgnet. Dette stiller også nye krav til fremtidens kontorbyggeri og til indretningen af både de nye bygninger og de bestående.

Hvordan kan en bygning/et kontor leve op til krav fra alle sider? Brugernes krav kan på mange områder passes ind i det, der er blevet betegnet som det nye arbejdsbegreb, der betyder, at arbejdet kommer til at fylde langt mere i vores tilværelse. Det er efter den opfattelse, at man går på arbejde, fordi det er sjovt. Det gælder i hvert fald for en del af de unge og yngre. Arbejdet skal være sjovt, udfordrende og afvekslende. Det vil dog variere mellem de enkelte arbejdspladser, om det nye arbejdsbegreb er slået mere eller mindre kraftigt igennem. Variation og fleksibilitet i opgaver og arbejdstider bliver kendetegnende for kontorerne. Der er stadig ansatte, som skal tage sig af traditionel kundebetjening, hvor det bare skal gå stærkt, mens andre medarbejdere løser opgaver i cellekontorer eller grupperum. Man tilrettelægger i højere grad selv arbejdstiden og flekser til og fra som det passer med arbejdsopgaver, familie og fritid.

En vigtig pointe i forbindelse med kontorindretningen i årene fremover er dog, at medarbejdere med meget forskellig opfattelse af arbejdslivet skal kunne arbejde side og side med hinanden. Nok vinder det nye arbejdsbegreb indpas, men der vil fortsat være mange, som foretrækker et typisk 8-16 job og/eller mulighed for enekontor.

Vigtige krav til fremtidens indretning af kontorer

Imødekommenhed og åbenhed over for kunderne – effektiv og ukompliceret betjening. Mulighed for privatliv, når der betjenes kunder, og diskretion når man holder møder med samarbejdspartnere. Rum for samarbejde såvel som fordybelse, indretning efter funktion/opgave snarere end person/position. Sende signaler der passer til organisationens/ virksomhedens identitet. Let tilgængelighed – central beliggenhed. Fleksibilitet – mulighed for ombygning.

Innovation og kreativitet

For kreative virksomheder stiller fremtiden også en række udfordringer i form af rum, der kan befordre kreativ udvikling. I den moderne virksomheds organisation må læren af en række historiske eksempler på kreativitet - herunder blandt andet Leonardo da Vinci´s konstante omgang med meget forskellige mennesker - være, at graden af innovation er afhængig af graden af mangfoldighed, samt pladsen og evnen til at drømme og være intuitiv kreativ. Derfor er det afgørende, at der i den innovative virksomhedskultur er plads til såvel effektive som kreative miljøer. Miljøer hvor medarbejderne bliver inspirerede, motiverede og kreative må skabes, og i denne sammenhæng er klima, stemning og sindstilstand mere afgørende end ydre målbare metoder som belønningssystemer mv. Det handler i høj grad om at bryde med mentale, sociale og strukturelle barrierer og om at skabe lyst og mod til fornyelse.

I denne sammenhæng er det væsentlig, at der er plads og tillid til medarbejdernes forskellige arbejdsmetoder og tankevirksomhed. Dette kræver et kendskab til Multiple Intelligences - de 8 forskellige menneskelige intelligenser, som ofte optræder side og side: lingvistisk, logisk-matematisk, visuelt-rumligt, musisk, kropsligt-kinæstetisk, intrapersonligt, interpersonligt og naturalistisk. Med et kendskab til disse forskellige intelligensformer vil virksomheden få tilgang til uanede ressourcer af kreativitet, opfindsomhed, aktivitets- og virketrang. Endvidere skal mangfoldigheden dyrkes, ikke kun i sammensætningen af et personale med forskellig faglig baggrund, men også hos den enkelte medarbejder.

De mentale rammer er afhængige af tilsvarende fysiske rammer, og i forhold til virksomhedens organisation og indretning kan det derfor være en løsning at have alternative og særligt indrettede miljøer i form af kreativitets- og udviklingsfremmende rum og afdelinger, der stimulerer medarbejderne til at tænke højere, videre og længere.

At bevæge sig i disse miljøer vil skabe interaktion – her vil man mødes og meningsudveksle – blive holdningsbærende og -dannende. Her vil - i mellem faglige og funktionsmæssige centre - findes steder til passage og ophold, hvor det tilfældige eller planlagte møde opstår, og det at bevæge sig introducerer, inspirerer og motiverer til afdækning og tilegnelse af ny viden og kundskaber.

Et miljø der frigør kreativ energi, er derfor et miljø, hvor arkitektur og indretning er særligt udformet med henblik på at skabe muligheder i stedet for begrænsninger. I denne sammenhæng kan katalyserende kunst, design og andre kulturformer integreres som en naturlig del af miljøet og blandt andet fungere som et slags spejl til perspektivering, refleksion og selviscenesættelse.

Det kreative udviklingsmiljø vil først og fremmest være mulighedernes rum, der stimulerer nye samtale- og idéfelter, og hvor der er plads til såvel effektiv fordybelse som intuitiv leg. Det handler altså stadig om at skabe en effektiv arbejdsplads, blot på nye præmisser.

Fremtiden – gruppekontorer

For de almindelige medarbejdere i de innovative virksomheder og for medarbejdere i mere almindelige kontormiljøer skal der også en ny løsning til. Til afløsning af storrumskontorer er der allerede en ny tendens på vej – det hedder gruppekontorer. Bygninger indrettes med kontorlokaler, hvor der er plads til 3-4 medarbejdere, hvor hver medarbejder har en mulighed for at opbygge et socialt rum om arbejdet, hvor der er gode muligheder for at udvikle teams af størrelser på 3-4 og 6-8 personer (2 kontorer, der ligger i umiddelbar forlængelse), hvor medarbejderen har mulighed for at skabe sit eget private rum om arbejdspladsen med alt det vraggods fra vore liv, som vi gerne har omkring os, er med: Fotos, betydningsfulde genstande, egne kontormaterialer mv.

I disse kontorer er der mulighed for at hjælpe hinanden og også for at få den nødvendige fred og individualitet i arbejdsmiljøet, der giver en god produktivitet hos den enkelte medarbejder. Der er også mulighed for at lave indretninger, der ikke er præget af den dræbende ensformighed, der i dag er gængs i stort set alle store kontormiljøer. Det har nok kvalitet for en direktør, der viser udenlandske gæster rundt, at kunne vise kontor efter kontor med den samme indretning, men hvad er egentligt signalværdien i denne ensartethed. Det siger vel blot, at vi har check på ensretningen af medarbejderne. Hvem vil forvente innovation og kreativitet i disse miljøer?

Det er på vej. CCI – Europa, en software virksomhed, der har brug for at være innovativ, men også at kunne levere efter aftale, har i en virkelig flot kontorbygning i det sydlige Århus indrettet sig i gruppekontorer med 3-4 personer i hver. Man har også indrettet munkeceller til tænkning i frem og et inspiratorium til kreativt teamwork.

Det nye kontor er indrettet mere individuelt og med færre hensyn til ensartetheden og flere hensyn til medarbejdernes behov, komfort, velvære og - måske også – smag. Det er nok et mareridt for mange ejendomsinspektører eller hvad deres nudanske titel ellers er, men det er et lille skridt mod paradis for medarbejderne.

Publiceret her på siden i 2008